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複雑な勤務表作成を、シンプルに効率化。

医療・介護現場の勤務ルールや希望を加味しながら、公平感のある勤務表を自動作成。実績管理から集計まで一元化。

複雑な勤務表作成をシンプルに効率化

勤務表作成に、こんな問題はありませんか？

希望が多く調整が大変

個別の希望休や条件が多く、勤務表の作成と調整に膨大な時間がかかる

ルールが複雑

労働基準法、施設基準、現場事情など、守るべきルールが多岐にわたり管理が困難

不公平感やクレームが不安

時間をかけて作成しても、偏りや不公平感から不満やクレームが発生しやすい

集計に時間がかかる

勤務実績の管理や集計作業に手間がかかり、正確性の担保も難しい

まずは、動画をごらんください。

動画でわかるKopell

現場での課題と解決策、主要機能までを3分で把握できます。

※実際の製品画面とデモンストレーションをご覧いただけます

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勤務表作成を効率化

その問題、Kopellが解決します

詳細なルール管理

一つのルールも欠けることなくわかりやすく効率的に管理する

自動作成エンジン

最適な1枚のために、作成者の意図を的確に実現させる自動作成機能

正確な実績管理

時間単位の実績・役割管理

リアルタイムな集計

迅速な現状把握による的確な対応

機能・使い方

01

詳細なルール管理

  • 共通ルール

    施設全体で適用される基本的なルール

  • 部署独自ルール

    各部署の運用に合わせたルール設定

  • 個人ルール

    スタッフごとの条件や希望を反映

※テンプレートの作成は、導入時に導入業者が担当いたしますが、ユーザー様ご自身で作成、編集することのも可能です。

ルールの登録数は無制限

対象となる職員を、チーム、ランク、相性、個人指定など思いのままに設定可能

ルール単位での有功化・無効化

ルールのセットごとに内容を変えることが可能

例
理想

Aランクから2名以上

基準

Aランクから1名以上かつBランクから2名以上

我慢

Aランクから0名以上かつBランクから4名以上

許容の考え

（ルールを満たしていなくても問題ないと判断できる箇所）

許容なしで完結することがベストですが、許容を諦めてでも理想に近づけたいという考え方に対応することが重要。

例

許容できないルール

夜勤人数：3名

許容を含むルール

連続勤務：準夜→休み→深夜 0回
1回/月は許容とする

02

最適な1枚のための
自動作成エンジン

月単位(勤務表単位)の難易度に合わせたパターンの設定が可能

休日が多い、希望が多いなど、勤務表単位での難易度に合わせてルールのセットを選択し、自動作成または手入力でのチェックが可能です。

ルール種類
許容
理想

理想的なルール

少なめ・基準・多め

基準

適応に卸した
基準的なルール

少なめ・基準・多め

我慢

最低限守るべきルール

少なめ・基準・多め

勤務予定表自動作成におけるパターンの選択

通常の月

  • 基準・許容少なめ
  • 基準・許容基準
  • 基準・許容多め

休みが多い月

  • 基準・許容基準
  • 基準・許容多め
  • 我慢・許容基準

余裕がある月

  • 理想・許容少なめ
  • 理想・許容基準
  • 基準・許容少なめ

9パターンから選択して同時に実行可能

できた勤務表からベストな1枚を採用する

自動作成の能力

自動＝手直しが必要ないレベルまで完成させることが重要！

運用例

午前中にルールのチェック
希望勤務の登録、微調整を行い、自動作成スタート

重要 この間は別の業務に集中

午後３時ごろから完成した勤務表を確認し、
ベストな1枚を選択

ベストな1枚とは？

手直しがほぼ必要のないレベルの勤務表であり、業務に支障がないレベルの許容範囲に収まっている。
例えば、エラーが１つ残っており、管理者が許容できると判断できる。 また、理想のルールで許容が2つあるより、基準ルールの許容0の方が良いなど、作成者の意図に最も適している1枚。

ベストな1枚ができない場合は？

分析用のツールを使って、どこを調整すればよいか、ルールに矛盾は無いかなどを把握でき、パターンの変更やルールの内容や許容の調整後に再実行することが可能。

03

正確な実績管理

勤務実績管理

勤務時間内の会議や研修、他部署への応援など、分単位で何件でも登録可能です。

さらに!

役割勤務も同様に登録できるため詳細な勤務情報を正確に管理可能です。

しかも!

それらを予定と実績で分けてき管理可能なため、他システムとの連携や様式9なども正確に処理可能です。

勤務表作成者は部署の誰がどのイベントに参加するかを把握でき、割り当てる勤務を指定可能

※イベント予定が変更、または実績で時間がずれたなど変更があった場合は該当者の詳細情報も連動します。
変更があった場合も該当者へ一括更新可能。手作業で修正も可能(個別の遅刻・欠席など)

イベント管理者が開催日、参加者を登録

04

リアルタイムな集計

実績管理から集計まで、正確に一元化

勤務表の作成だけで終わらない、運用全体をサポート

勤務実績管理

予定と実績を明確に分けて管理し、実態を正確に把握

詳細な勤務情報

会議、研修、他部署応援なども含めて細かく記録可能

Excel・CSV出力

集計結果や勤務データを柔軟にエクスポート

他システム連携

給与計算システムなど外部システムとのデータ連携に対応

データの流れ

予定作成から実績管理、集計・連携までシームレスに

勤務予定作成

実績入力・管理

集計・出力・連携

病院運用に合わせた柔軟なオプション対応

施設ごとの様式や帳票にも対応可能

様式対応

施設で使用している既存の様式に合わせた出力が可能です

専用帳票対応

必要な帳票や出力フォーマットをカスタマイズできます

「ちょっと聞いてみたい」だけでも大歓迎です。お気軽にお問い合わせください。

Kopell

医療・介護現場の勤務ルールや希望を加味しながら、公平感のある勤務表を自動作成。

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* 丁寧に導入をサポート

導入から運用開始までの流れ

病院様におかれましては、通常導入支援を行っております。

※ライセンスとは別に費用が発生いたします

検討中の場合

試作

自動作成を行う場合、導入後に機能しないようでは導入の意味がありません。難易度が極め難い部署の勤務表を試作し、その結果をもってご検討いただいております。

※必ず自動作成を試作は試用いただいた上で、ご検討ください。

導入決定・ご注文以降

導入決定

本契約開始時期の決定と、それに伴う作業日程等を検討いたします。

事前準備

勤務区分・運用ルールなど、機能に向けた事前準備を行います。

導入開始

システムの環境およびマスター登録作業等を行います

支援①

自動作成に関するルール等設定など、部署単位でのヒヤリングを行いながら操作を支援いたします。

支援②

自動作成に関するルール等設定など、部署単位でのヒヤリングを行いながら操作を支援いたします。

支援③

自動作成に関するルール等設定など、部署単位でのヒヤリングを行いながら操作を支援いたします。

操作説明

全体での運用を含めた全体に向けた操作説明を支援いたします。

導入支援が不要な場合

勤務表作成にかかる時間はそれほど要していない場合など、ルールが複雑でない場合は導入支援が要ない場合がございます。操作はオンラインマニュアルでの販売も可能です。

※PDFマニュアルおよび動画マニュアルを参照いただきましてご自身でインストールおよび設定を行っていただく必要がございます。

* FAQ

よくあるご質問

Kopellに関するよくあるご質問をまとめています

Q

勤務予定表の自動作成はどの程度まで自動で作成できますか？
A

考慮すべきルールを満たしたうえで、作成者が「完成」と判断できるレベルまで自動作成いたします。

ルールの登録、許容できる範囲、優先すべきルールの登録によって、「すべてが満たされることは不可能」であっても、実運用に適した最良の勤務予定表を効率的に作成できます。

Q

考慮すべきルールとは？
A

勤務予定表を作成する際にご担当者様が考えていること全てを指します。

配置人数や勤務の回数、スキルレベルの組み合わせや前後の勤務の禁止パターン、相性の悪いスタッフの組み合わせをNGとするなど、細かい設定が可能です。

考えていることのうち１つでも登録できていない場合、完成した勤務予定表は使用できないといえます。

Q

完成した勤務予定表の手直しは可能ですか？
A

完成後に手直しを行うことは可能です。

Q

予定と実績の区別は？
A

予定と実績のデータはモードによって区別されます。

勤務表表示において、予定/実績の2段表示も可能です。

Q

扱える勤務区分の上限はありますか？
A

勤務区分の制限はありません。

勤務区分には、主勤務（その日の勤務）に対して応援、会議といった勤務時間内の特定の時間帯の勤務（詳細勤務）、さらに、同一部署内の勤務時間内に行う役割勤務の管理も可能です。

Q

使用できる端末の台数は？
A

本製品のライセンスは部署数に応じたライセンス体系となっており端末の台数は自由に設置可能です。

ただし、サーバへの接続およびデータベースへの接続に必要なライセンスは別途必要となります。

Q

小規模な施設にも対応可能ですか？
A

対応可能です。

1台のPCのみでの構成も可能ですのでご相談ください。

Q

作成した勤務データの二次利用は可能ですか？
A

帳票オプション類のほか、データ書き出し機能もご用意しております。

集計や統計などにご活用いただけるよう考慮いたしております。

※ 今後さらに内容を充実させていく予定です。

運用に合わせた多彩なプラン

ライセンス体系

部署単位のライセンス(組み合わせも可能です)

サーバーライセンス

施設単位

ライセンス期間：1年〜

部署ライセンス

部署単位

自動作成ライセンス

手動作成ライセンス

オプション機能

オプション単位でのライセンス体系

導入例

サーバライセンス ×1

A病棟

自動作成ライセンス×1

B病棟

自動作成ライセンス×1

C病棟

自動作成ライセンス×1

D病棟

手動作成ライセンス×1

外来

手動作成ライセンス×1

看護部

手動作成ライセンス×1

※ 導入後に自動ライセンスにアップグレード可能

合計

サーバライセンス

1

自動作成ライセンス

3

手動作成ライセンス

3

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後日、担当者よりお返事いたします。

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（2）法令に基づき開示が求められた場合
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当社は、お客様の個人情報について、漏えい、滅失またはき損等を防止するため、適切かつ安全に管理いたします。
また、お問い合わせ対応その他の業務遂行に必要な範囲において、個人情報の取扱いを外部へ委託する場合があります。その際は、委託先に対して適切な管理・監督を行います。

4.内容の変更について

当社は、法令の改正その他必要に応じて、本方針の内容を変更する場合があります。

5.お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。
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〒141-0031 東京都品川区西五反田2丁目19番12号 五反田井門ビル